Cos'è il whistleblowing e chi è un  whistleblower?

Con l’espressione Whistleblower si fa riferimento a colui che segnala, agli organi legittimati ad intervenire, violazioni o irregolarità che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, favorendo l’emersione di fattispecie di illecito.

La ratio di fondo, in linea con la Legge 190/2012, è quella di valorizzare l’etica e l’integrità nella pubblica amministrazione per dare prestigio, autorevolezza e credibilità alla stessa, rafforzando i principi di legalità e buon andamento dell’azione amministrativa di cui all’art. 97 Cost.

La segnalazione ha lo scopo di prevenire o risolvere un problema attuale o potenziale, internamente e tempestivamente: è, in tal senso, un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il Whistleblower contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la Società e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Il whistleblowing è la procedura volta a incoraggiare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, sia l’azienda sia colui che procede alla segnalazione.

Come sono regolamentate in Italia le segnalazioni?

Il Whistleblowing è regolamentato dal D.Lgs. 24/2023 nel quale è prevista la tutela per i soggetti di cui all'articolo 3 D.Lgs. 24/2023 che segnalino la commissione di una violazione ai soggetti preposti (whistleblowing), proteggendoli dalle eventuali ritorsioni protratte dai colleghi o superiori.

L'ANAC ha stabilito che "l'adozione delle iniziative necessarie deve essere prevista nell'ambito del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (PTPCT) come intervento da realizzare con tempestività".

Qual è il ruolo dell'OdV nel Whistleblowing?

Destinatario delle segnalazioni sul canale interno di segnalazione è, ai sensi dell'articolo 4, comma 5, D.Lgs. 24/2023, il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT), a cui ne è affidata altresì la gestione.

Laddove la segnalazione appaia, ad una prima valutazione sommaria, di eventuale rilevanza sul piano 231, il RPCT informa tempestivamente l’Organismo di Vigilanza tramite PEC.

Qualora il RPCT si trovi in posizione di conflitto di interessi, la gestione della segnalazione sarà di competenza dell’Organismo di Vigilanza.

Quali fatti o atti possono essere oggetto di una segnalazione?

Il D.Lgs. n. 24/2023 indica le violazioni atti od omissioni che possono costituire l’oggetto del Whistleblowing, come di seguito riportate:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
2. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
3. illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali, ovvero degli atti nazionali di attuazione degli atti dell'Unione europea, relativi ai seguenti settori:
   • appalti pubblici;
   • servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
   • sicurezza e conformità dei prodotti;
   • sicurezza dei trasporti;
   • tutela dell'ambiente;
   • sicurezza degli alimenti;
   • salute pubblica;
   • protezione dei consumatori;
   • tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione europea contro la frode;
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
6. atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5).

Sono considerate rilevanti le segnalazioni di cui il soggetto sia venuto a conoscenza anche in modo casuale, e che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società. Non è necessario che il dipendente sia certo dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati e/o dell’identità dell’autore degli stessi, ma è sufficiente che ritenga ragionevolmente che attività illecite possano verificarsi in presenza di elementi precisi e concordanti.

Di seguito, a titolo meramente esemplificativo, condotte che possono essere oggetto di Whistleblowing:

• condotte illecite penalmente rilevanti;
• false dichiarazioni;
• condotte poste in essere in violazione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo (Modello 231), del Codice Etico e di Comportamento e/o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
• casi di nepotismo;
• assunzioni non trasparenti;
• ripetuto mancato rispetto dei tempi procedimentali;
• condotte suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale alla Società o a terzi, casi di sprechi, casi di irregolarità contabili;
• condotte suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine della Società;
• condotte suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
• condotte suscettibili di arrecare pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso la Società.

La segnalazione non può riguardare informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, notizie prive di fondamento e le c.d. “voci di corridoio”.

Il Whistleblowing non riguarda le contestazioni, rivendicazioni o richieste che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate per le quali occorre sempre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza della Direzione Risorse Umane e Organizzazione, a meno che le stesse non siano collegate o collegabili alla violazione di regole procedimentali interne alla Società e siano sintomo di un malfunzionamento della stessa.

Il Whistleblowing non riguarda le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale poiché la ratio dell’istituto del whistleblowing attiene alla tutela dell’integrità della Società. È necessario che il segnalante dichiari la presenza di un eventuale interesse privato collegato alla segnalazione e circostanzi, quanto più possibile, i fatti al fine di consentire a chi tratta la segnalazione di valutarne la fondatezza.

L’istituto non può essere, inoltre, utilizzato per le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria da atti dell'Unione europea o nazionali  (Servizi, prodotti  e mercati finanziari  e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente) o per le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

Chi è preposto alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni?

Destinatario delle segnalazioni sul canale interno di segnalazione è, ai sensi dell'articolo 4, comma 5, D.Lgs. 24/2023, il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT), a cui ne è affidata altresì la gestione.

Ai sensi dell'articolo 5 D.Lgs. 24/2023, il RPCT:

• rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
• dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Come vengono trattate le segnalazioni di utenti non provvisti di credenziali (segnalazioni anonime)?

Malgrado la Direttiva UE 1937/2019 non preveda l’obbligo di introdurre una segnalazione di tipo totalmente anonimo, il canale di segnalazione interno in uso prevede la possibilità di effettuare segnalazioni anche in modalità anonima.

Garantire la possibilità di effettuare segnalazioni anonime, d'altronde, consente alle Amministrazioni/Enti di incentivare il deposito di segnalazioni, concedere tempo al segnalante per rivelare la propria identità e di evitare delle fuge di notizie.

Occorre precisare che anche laddove il segnalante scelga di dichiarare le proprie generalità, l'articolo 12 D.Lgs. 24/2023 "Obbligo di riservatezza" prescrive il divieto di rivelare l'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante. 

La possibilità di anonimato può causare un eccessivo numero di segnalazioni?

L'anonimato può rivelarsi utile in quanto culturalmente si è diffidenti alle modalità di gestione dei dati personali e perché anche le segnalazioni anonime possono contenere informazioni e fatti di importanza rilevante o comunque da approfondire. L'approfondimento può essere svolto tramite la piattaforma interagendo in maniera anonima con il segnalante stesso.

Al fine di ricevere segnalazioni ben circostanziate, indubbiamente è utile predisporre delle precise procedure interne, indicando le casistiche che possono essere prese in considerazione e precisando che le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione solo se sufficientemente dettagliate.

In ogni caso, all'interno del software, le segnalazioni anonime sono distinte da quelle provenienti da utenti registrati e possono essere trattate secondo le modalità indicate dall'ente.

Come viene gestita l'identità del mittente della segnalazione?

Le segnalazioni e l'identità del pubblico dipendente che effettua una segnalazione sono altamente riservate.  Il software, con modalità strettamente aderenti alla norma, separa la segnalazione dall'identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è pertanto concessa esclusivamente al responsabile della prevenzione e corruzione tramite stretta procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione.

Il software registra tutte le attività e gli accessi, incluso l'accesso motivato all'identità del segnalante da parte del responsabile anticorruzione.

Il software genera inoltre l'impronta del messaggio che viene inviata via mail o pec al segnalante al fine di garantire che le segnalazioni inoltrate siano inalterate e non modificabili.

Dal punto di vista informatico è quindi garantita l'assoluta inviolabilità dei sistemi e la massima riservatezza.

Perchè il software Whistleblowing? Le segnalazioni di reati non dovrebbero essere fatte alla magistratura?

In primis perchè è un obbligo normativo. Inoltre non tutti i reati sono penalmente rilevanti e denunciabili alla magistratura. Denunciare alla magistratura implica che l'attività illecita sia già stata compiuta e vengono a mancare dunque i presupposti della prevenzione.

Lo scopo principale del whistleblowing è infatti quello di prevenire o risolvere un problema internamente e tempestivamente e dare la possibilità di segnalare un illecito con uno strumento altamente sicuro e riservato.

Diversi illeciti prevedono inoltre un intervento disciplinare cautelativo che la pubblica amministrazione deve intraprendere congiuntamente alla segnalazione all'autorità giudiziaria competente.